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成功案例

北京某单位成功应用无纸化会议系统

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1. 项目背景

信息化进入办公领域的重大意义不在于计算机引入节省了手工工作、实现了工作的“自动化”,而在于改变了传统的时空观和时空环境,进而全面改变工作方式和工作的管理方式,这才是足以引发办公领域变革的真正诱因。

当我们在新的时空观和时空环境下来审视我们的办公环境时,各个办公行为再也不是孤立的个体,而是由信息纽带牵引的协同办公体系。这就为办公信息系统的开发提供了全新的空间和全新的思路,从而要求在信息化环境下构造办公体系要有新的理念。

当下,政府机关每年各种会议较多,每次会议纸张费用以及印刷时间成本很高,为了降低会议成本、提升会议效率,需要建设涵盖多种功能的、低碳环保的,适应信息化时代发展的无纸化会议系统。把推行无纸化会议系统作为改进文风、会风的重要举措。

无纸化会议阅文系统,通过网络将电子化的会议文件(材料)推送给参会人员提前审阅,会议期间发送会议文件供参会人员浏览阅读、在线批注、会议笔记在线提交,以节约纸张资源开销,以及相关联的印刷、装订、分发等环节的人力物力及时间开销,实现会议文件和参阅材料的及时推送,降低工作人员的工作强度,提高工作效率,本次项目音响选用了音爵士SQ601。

2. 建设目标

通过无纸化会议阅文系统的建设,实现机关内部无纸化会议应用。将遵循可靠性、先进性、实用性、可扩展性、易操作性、易管理、经济性及保密性的原则进行建设。

3. 建设内容

会议前,工作人员把材料的电子文档传输到服务器上。开会时,参会人员使用平板电脑登陆会议系统便看到整个会议的文件资料。无纸化会议阅文系统具有查询会议资料、会议指南、会议简报、专题讲座等会议资料功能,全面实现电子化文件的分发、更新、浏览、批阅、审议等功能,实现会议电子化管理。

为保证无纸化会议阅文系统的安全、稳定运行,建设单位需要考虑完善的基础软硬件平台环境,包括服务器、存储、安全、网络以及操作系统、数据库等。

4. 现场照片




北京某单位无纸化会议系统

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